Корпоративный софт на вырост

Корпоративный софт на вырост

При создании компании каждый счёт кажется вызовом судьбы — руководитель изыскивает максимум возможностей оптимизировать затраты. Неизвестно, что будет дальше, и какая подушка безопасности понадобится. С другой стороны, компанию нужно обеспечить сотрудниками, сотрудников — рабочими местами, рабочие столы оснастить компьютерами, компьютеры… И вот тут начинается экономия на софте: от почтовых клиентов и офисных приложений до антивирусов. О CRM, ERP и учётных системах и речь, как правило, не идёт. А напрасно

Как и любая кибернетическая система, организация проживает несколько этапов: становление, рост и развитие, окончание деятельности. И ключевая цель компании — как можно дальше оттянуть последний этап. Для этого существует много способов: перепрофилирование, адаптация, разработка комплементарных товаров и услуг и проч. Однако в современных условиях развития прогресса и высокой скорости изменений важную роль играет формирование грамотной ИТ-инфраструктуры, которая позволяет управлять ресурсами с высоким КПД и сохраняет время для маневра на рынке в случае необходимости

Давайте рассмотрим жизненные этапы организации и попробуем определить основные требования к программному обеспечению на каждом этапе.

Три века компании

1. Становление

Очевидно, что это ответственный и серьёзный этап: нужно наладить бизнес-процессы, сформировать жизненный цикл продукции, набрать персонал, разработать первые прототипы и провести первые продажи. На этом этапе выстраивается вся стратегия, которая во многом определит как минимум первоначальную зону роста. Именно на этом этапе компании сталкиваются с правовыми и экономическими проблемами, ищут пути обхода трудностей и выстраивают отношения с рынком

А что происходит с программным обеспечением? Увы, на начальном этапе формирования компании (если это не IT-бизнес и не производство) учётным системам, CRM и системам контроля уделяется минимум внимания. Проще говоря, они игнорируются. Владельцы бизнеса опасаются инвестиций в корпоративное ПО, им трудно спрогнозировать дальнейшее развитие и окупаемость. А между тем, это этап, на котором критически важно начать формировать инфраструктуру. Чем раньше компания научится собирать и анализировать информацию, технологично управлять персоналом и выстраивать реальные бизнес-процессы, вести электронный документооборот, тем проще ей будет развиваться и адаптироваться ко всем изменениям конкурентной среды

• Создаются первые бизнес-процессы и, в случае отсутствия формализации и автоматизации, они рано или поздно разрастутся и превратятся в неконтролируемый бардак. В то же время можно арендовать простую облачную систему и выстраивать бизнес-процессы внутри неё. В результате у вас будет изначально решена проблема ответственности и рутинной работы
• Формируется и накапливается клиентская база. Ошибочно полагать, что данные из блокнотов и многочисленных файлов потом можно легко перенести в CRM/xRM — на момент принятия решения о внедрении вы потеряете значительную часть информации. Привычка заносить контакты и взаимодействия в CRM не только упорядочит работу с клиентами, защитит клиентскую базу, но и поможет формировать аналитические отчёты по основной деятельности и продажам
• Бухгалтерский учёт начинается едва ли не раньше создания компании — и он тоже нуждается в автоматизации. Можно выбрать классический вариант, 1С и интегрировать с ним остальной софт, благо, способов надёжной интеграции становится всё больше, а можно подобрать систему бухгалтерского учёта другого вендора. Например, мы в Рули24 реализовали модуль бухгалтерского учёта с возможностью учета материальных и денежных средств, учета расчетов с поставщиками и покупателями т.п
• Необходимо управлять персоналом: считать эффективность, организовывать внутрикорпоративное взаимодействие, рассчитывать заработную плату и премии, вести переписку, ставить задачи. Здесь одной учётной системой не обойтись — необходимо дополнительно использовать календари, планировщики и даже элементы геймификации: прогресс выполнения задач, сравнение с другим сотрудниками и т.д. Игнорирование этих процессов в начале может пагубно сказаться на рабочей среде: сотрудники будут стремиться только к материальной мотивации, не ощущая других преимуществ компании
• Буквально с первого, даже с нулевого дня формируются проекты и задачи по ним. Своевременное использование планирования и визуализации с помощью диаграммы Ганта не даст сотрудникам расслабиться — с первого дня начнётся серьёзная работа, которая подвержена контролю.

Мы в Рули24 неоднократно анализировали причины отказа от автоматизации на ранней стадии. И причина тут одна: страх потери вложений в софт. Компания может не выдержать конкуренции, закрыться, изменить форму, сменить собственника, и деньги, потраченные на программное обеспечение, не оправдаются. Отчасти именно поэтому мы разделили систему на модули (от минимального набора для малых команд до масштабных решений для заводов и банков) и предлагаем Рули24 по SaaS — вы не выкупаете лицензии, оплачивая весь проект, а пользуетесь ими столько, сколько вам нужно. При всей критике модели аренды софта в начале деятельности компании и условиях неопределённости она вполне оправданна и экономична

Теоретическое отступление

Чтобы понять важность автоматизации управления компанией на ранних этапах, давайте рассмотрим несколько схем. Кстати, это реально существующие схемы, отражающие положение дел в соответствующих структурах.

Схема процессов проектной организации

Схема процессов обычной коммерческой организации

Схема процессов производственной организации

Как вы видите, количество процессов сильно зависит от рода деятельности компании у и каждого учреждения будет своя — будь то банк, вуз или рекламное агентство. Соответственно, и потребности в корпоративном программном обеспечении у всех разные — главное, что модули должны охватывать все существующие процессы, без этого автоматизация управления будет не только неполноценной, но и неэффективной.

Но процессами дело не ограничивается — каждая компания проходит несколько этапов развития и эти периоды также обуславливают требования к автоматизации. Каждая организация проходит четыре основных стадии развития: ориентация, разочарование, интеграция, производство. Вместе с компанией развиваются и уровень рабочей зрелости, и стиль управления. И вместе же с ней при переходе с этапа на этап преодолеваются кризисы. Чтобы не сойти с дистанции как компания, так и её менеджмент должны стремиться развиваться по спирали, раз за разом проходя стадии снова, но уже на другом, более высоком уровне компетенции.Так, например, для саморазвивающейся организации необходимо обеспечить разработку и создание новых продуктов на стадии налаженного производства других продуктов. Тогда развитие будет планомерным и поступательным. Чтобы не грузить вас длинными описаниями теории менеджмента и мотивации, предлагаем рассмотреть схему

Вы спросите, при чём тут CRM, xRM, ERP и вообще корпоративный софт? Дело в том, что хорошее комплексное решение создаётся вендором как раз с учётом всех аспектов и взаимосвязей субъектов и объектов управления. Если управлять информацией, компанией и персоналом отдельно, то никогда не получится собрать метрики, необходимые для своевременной идентификации кризисных и переходных периодов. Точно так же без должной автоматизации возникнут проблемы со сбором требований по новым продуктами и процессам. То есть, избегая автоматизации хотя бы одного-двух аспектов управления, можно сделать неэффективной и бесполезной всю корпоративную информационную систему

2. Рост

Это этап развития, осознания миссии, завершения формирования стратегии. На этом этапе компания заявляет о себе как активный игрок на рынке, наращивает клиентскую базу, строит долгосрочные планы развития. В это же время формируется организационная культура, закрепляются зоны ответственности, становится устойчивым кадровый состав. Дух команды-семьи, как это ни печально, уходит и сменяется формализацией отношений. Вдохновляющий руководитель становится хорошим (а иногда и плохим) менеджером, теперь на главу компании и топ-менеджмент возложены задачи контроля за качеством продукта и экономическими показателями компании.

Если компания развивается правильно, и весь нужный софт был внедрён на этапе становления, требования к программному обеспечению меняются

• На первый план выходит аналитика: планирование продаж, анализ запасов, управление складом и производством. Количество данных возрастает, появляется потребность в инструменте для их обработки. Нередко именно на этом этапе происходит смена ранее установленных корпоративных информационных систем на более мощные, выбираются эффективные СУБД (например, мы пришли к Oracle), IT-менеджеры приступают к поискам надёжных и безопасных хранилищ данных. Именно на этом этапе к нам чаще всего обращаются клиенты и команда Рули24 готова перевести клиента на отдельную схему базы данных, на отдельную виртуальную машину
• На этом же этапе, после ревизии бизнес-процессов, наступает время функциональной доработки корпоративной системы. Совместно с менеджерами компаний собираются требования, формируется ТЗ и происходит сама доработка и имплементация изменений. Бизнес и xRM становятся одним целым.

На этапе роста бывают случаи, когда компания структурно меняется и это тоже повод вернуться к вендору и пересмотреть свой подход к КИС. Например, было небольшое дизайнерское бюро: файлы, проекты, управление задачами и контактами, бухгалтерский учёт. Заработанный капитал реинвестируется в развитие и вот бюро уже обзаводится типографией (склад и производство) и попутно открывает небольшой магазин с открытками, календарями и прочими полиграфическими услугами. Это тот случай, когда нужно подключать профильные модули (склад, производство, заказы), изменять бизнес-процессы, создавать интеграции с торговым оборудованием

3. Развилка: зрелость, новый виток развития, упадок, разорение

Рано или поздно настаёт тот этап, на котором приходит расплата за отношение к данным и автоматизации. Это не пафос вендора — это закон рынка. Что бы ни производила компания, какой степени совершенства ни был бы продукт, в случае нежелания диверсификации и неготовности меняться её ожидает либо глубокая стагнация, либо гибель. На наших с вами глазах ушла с рынка легендарная компания Nokia — слишком поздно к ней пришло понимание того, что нужно разворачиваться. Не думаю, что это было следствием плохой работы с данными, тут причины гораздо глубже. Однако вернёмся от участи империй к делам насущным

Итак, на первом и втором этапах корпоративный софт не был внедрён или использовался формально. В момент зрелости и появления запросов на изменения от рынка наступает потребность в основаниях для принятия решений — а именно в аналитике. Если данные собирались некорректно, компания остаётся один на один с трудностями, она не знает своего потребителя, свой рынок, бывает даже так, что она не может выстроить динамику продаж и динамику рентабельности. Знания и накопленный опыт здесь решают. Точно так же комплиментарные услуги продукты (допродажи) строятся на анализе информации прошлых периодов.

Что должно быть на третьем этапе, чтобы компания продолжила развиваться по спирали?

• Отлаженные бизнес-процессы с напоминаниями, разделением ответственности и сроками выполнения
• Полная система накопления и анализа данных (масштаб зависит от компании, это могут быть OLAP-кубы, аналитические отчёты и фильтры, таблицы и проч.).
• Надёжная безотказная ИТ-инфраструктура (приватное облако, выделенный сервер).
• Эффективный (а не тотально-деспотический) контроль персонала и контрагентов.

Эти факторы позволят двигаться дальше, отталкиваясь от реального положения дел, которое может быть выражено только цифрами. Именно для надёжного хранения данных и быстрой обработки данных мы в Рули24 используем БД Oracle. Соответственно, работая над интерфейсом, мы заботились не о рюшечках на графиках, а об информативности и простоте интерпретации данных. Задача Рули24: собрать данные о деятельности компании, записать, сохранить и интерпретировать их

Как расти в «облаках» — кейс длиной в историю Ruli 24

Облачные технологии — передовой инструмент, который широко используется везде: от простых пользовательских приложений до хранения и обработки больших данных. И расти, используя облачные технологии для организации корпоративной информационной системы очень удобно и экономично. Впрочем, о преимуществах чуть ниже. А пока рассмотрим «эволюцию» компании в плане управления xRM-инфраструктурой. Компания может отдавать управление ИТ-инфраструктурой на аутсорсинг. В этом случае аутсорсер управляет и настраивает рабочие станции, сервера и ЛВС клиента: устанавливает права доступа, создаёт систему резервного копирования (бэкапы), следит за состоянием физического оборудования. Такая политика особенно хороша на начальном этапе развития компании — услуги аутсорсера чаще всего оказываются выгоднее содержания штатной единицы системного администратора

Компания растёт, накапливаются данные, расширяется штат и теперь задача экономии на обслуживании средств автоматизации сопрягается с проблемой безопасности, надёжности хранения данных и масштабируемости вычислительных мощностей. Эффективнее всего в такой ситуации воспользоваться услугами ЦОД, который выделит сервер и/или виртуальную машину и разместить на ней систему управления организацией, приобретённую (а точнее, арендованную) по модели SaaS. Почему это выгодно?

• Отсутствие затрат, связанных с установкой, обновлением и поддержкой работоспособности оборудования и работающего на нём программного обеспечения
• Сокращаются сроки внедрения корпоративной информационной системы, улучшается её масштабируемость (как в случае расширения, так и в случае сокращения компании можно докупить нужное количество лицензий или отказаться от них).
• Обновление происходит незаметно для клиентов и не прерывает рабочий процесс
• Поскольку арендованный софт ложится в оперативные расходы, значительно снижаются капитальные расходы на построение центров обработки данных, закупку серверного и сетевого оборудования, аппаратных и программных решений по обеспечению непрерывности и работоспособности. Это особенно важный фактор для крупных предприятий
• За счёт того, что компания фактически не нуждается в администрировании реальной инфраструктуры, сокращаются затраты на менеджмент
• Немаловажную роль играет интерфейс — сотрудникам удобно работать в привычном веб-браузере, обучение работе с системой ускоряется.

Кстати, нередко одним из минусов покупки программного обеспечения по модели SaaS считают «тройные отношения»: вендор, провайдер (ЦОД) и заказчик. Оппоненты утверждают, что иная схема менее надёжна, чем прямые отношения. Мы давно решили эту проблему: в компании Рули24 есть ЦОД, хранилища данных, средства бесперебойного питания, телекоммуникационная структура, системное и прикладное программное обеспечение. Таким образом, мы отвечаем не только за поставляемое нами программное обеспечение, но и за стабильность и отказоустойчивость оборудования

Берём лучшее или используем мультитул?

Ни для кого не секрет, что для каждого бизнес-процесса в компании найдётся по несколько видов корпоративного софта: от редакторов документов до CRM и ERP. И в каждом виде есть лучшие производители, которые сумели воплотить в системе почти все мечты и реализовать все требования потребителя. Казалось, что проще — собрать всё лучшее, купить лицензии, заинтегрировать…

Со слова «заинтегрировать» начинаются проблемы. Дело в том, что многие вендоры делают всё, чтобы их софт интегрировался в ручном режиме и то не со всем: они не предоставляют платформы, API, SDK, это закрытая разработка. И в Рули24 есть возможности интегрироваться с 1С, телефонией, интернет-магазинами и др. Но ведь мы развиваемся, как и остальные вендоры, самостоятельно. Поэтому при выпуске новых версий программ, нужно будет, вероятно, интегрироваться заново, например с редактором бизнес-процессов. У нас есть свои модули, мы сторонники комплексности. И на то есть причины, выгодные как нам, так и нашим клиентам

• Простота в интеграции. Части одной системы (модули) дополняются легко и без программных проблем
• Экономия. Поставка и поддержка от одного вендора дешевле, чем разрозненные лицензии с коннекторами для интеграции
• Возможность комбинировать модули, добавлять новые при расширении бизнеса и отключать ненужные при сокращении или перепрофилировании компании
• Единство сбора и хранения данных. Когда вся совокупность информации собрана в единой системе, можно строить глубокие аналитические срезы и находить неожиданные закономерности
• Лёгкость освоения — один интерфейс и одну логику понять и запомнить проще
• Эффективная техническая поддержка — вы контактируете с одним вендором, выстраиваются по-настоящему партнёрские отношения
• Ответственность вендора за корректную работу системы и взаимодействие модулей. Кстати, мы в Рули24 пошли дальше и размещаем данные пользователей на своих серверах, то есть обеспечиваем доступность и безотказность как на стороне приложения, так и на стороне сервера.

Прямая речь от нашего генерального директора Александра Нефёдова, который работает в сфере автоматизации и облачных технологий совокупно более 30 лет:

Представьте себе, что вам поручили построить несколько мостов на речке с кисельными берегами. То есть берега плывут. И при этом не обязательно в одном направлении. Не успев построить мост, вам приходится делать что-то, что позволило бы временно зафиксировать берега. Вы скажите, что такого не бывает. Но в информационных системах большинства средних и крупных предприятий это так и есть. Старясь купить или сделать самостоятельно «лучшие ИТ решения» в каждом из направлений деятельности очень часто забывают, что эти решения необходимо между собой сопрягать, интегрировать, строить мостики. При этом каждый из производителей ИТ решений плывет в своем направлении – вот вам и кисельные берега. И новые версии программного обеспечения разрушают построенные когда-то мостики. И мостики нужно строить заново.

Комплексное решение автоматизирует практически все аспекты деятельности компании и ложится в основу формирования ИТ-инфраструктуры. Оно обеспечивает управление главным бизнес-ресурсом — информацией и значительно ускоряет работу каждого сотрудника. В общем, неплохая идея: пока вы работаете, конкуренты возятся с интеграцией и буксуют. Главное — получить это преимущество ещё на старте.

Оригинал: habrahabr

Корпоративный софт на вырост by Вадим В. Костерин is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.